Basic Call Procedure (BCP)

Awalnya ketika pertama kali mengenal istilah BCP ini, saya pikir istilah ini berkaitan dengan cara nelepon pelanggan, ternyata salah besar. Basic Call Procedure ini adalah standar kunjungan ke outlet yg terdiri dari langkah-langkah yg telah disusun teratur dan harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh oleh sales person, agar kunjungan yg dilakukan memberikan hasil yang optimal.

Basic Call  Procedure ini terdiri dari delapan langkah, antara lain :

1. Persiapan
2. Pembukaan
3. Periksa Outlet
4. Merekomendasikan Order
5. Mechandising
6. Edukasi & Presentasi
7. Menangani Komplain
8. Administrasi

Persiapan

Aktifitas dalam langkah persiapan adalah menyiapkan segala sesuatu sebelum kunjungan ke outlet dilakukan, hal ini bertujuan untuk memastikan semua elemen kunjungan telah siap sebelum kunjungan dilakukan, seperti ;

• Target harian dan rencana kunjungan sesuai dengan Permanen Journey Plan (PJP) telah dipelajari dan dipahami.
• Lembar kerja seperti ; Form CRC, Nota Bon dsb, telah disiapkan untuk dibawa dalam kunjungan.
• Produk yg akan didelivery dan dijual telah disiapkan sesuai dengan estimasi kebutuhan hari itu.
• Promo material, gimmick telah disiapkan
• Motor, ID dan perbekalan.

Pembukaan

Adalah aktifitas pertama saat kita datang ke outlet, dengan tujuan untuk memberitahukan outlet bahwa kita sebagai salesperson yg menangani outlet tersebut telah datang dan siap melayani. Aktifitas  ini ditandai dengan bentu salam pembukaan (Selamat pagi/Selamat Siang/Selamat Sore) yg dilanjutkan dengan ucapan lainnya.

Pembukaan ini bisa dibagi kedalam dua bentuk berdasarkan status outletnya, antaralain;

1. Pembukaan terhadap outlet baru, yang belum pernah dikunjungi dan dibina.
2. Pembukaan terhadap outlet binaan   

Materi pembukaan ini akan saya bahas dalam materi Script Pembukaan.

Periksa Outlet

Dalam langkah Periksa Outlet, kita melakukan aktifitas memeriksa dan mencatat data-data seperti Sell In (Penjualan Salesperson ke Oulet), Sell Out (Penjualan Outlet ke enduser), Stock barang, kompetitor dan harga. 

Data-data tersebut dicatat dalam kartu Customer Record Card (CRC) yg telah dipersiapkan.

Merekomendasikan Order

Adalah aktifitas menawarkan produk dalam bentuk rekomendasi pembelian yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan outlet. Pada langkah inilah penawaran produk dalam proses penjualan terjadi.
Untuk mengetahui kebutuhan outlet, kita dapat menganalisanya melalui data stock yg ada di outlet dan data rata-rata penjualan yg tercatat di kartu Customer Record Card (CRC).

Merchandising
Aktifitas merchandising bertujuan untuk meningkatkan visibility produk dan promo material terpasang mendominasi di outlet yg meliputi ;

• Pemajangan produk (display)
• Peningkatan dominasi produk di rak (shelf of share)
• Cek kondisi dan rotasi produk (expired date harus diperhatikan)
• Pemasangan material promosi

Dalam hal pemasangan material promosi harus diperhatikan konsep 3T, yaitu :

• Tepat Outlet
• Tepat Jumlah
• Tepat Waktu

Untuk mengetahui lebih detail konsep ini akan dibahas terpisah pada pembahasan Konsep 3T.

Edukasi & Presentasi
Langkah selanjutnya adalah melakukan edukasi dan presentasi produk dan atau program penjualan yang sedang berjalan, mulai dari frontliner (penjaga toko) hingga pemilik outlet. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman akan produk yg dijual sehingga mereka bisa menjadi agent penjualan yang baik.

Menangani Komplain
Seringkali Salesperson enggan dan meninggalkan langkah ini, karena seringkali komplain cukup menyakitkan dan salesperson kesulitan untuk memberikan solusinya. Namun sebaiknya salesperson tidak meninggalkan langkah ini dan berempati terhadap permasalahan yg dihadapi outlet dengan menempatkan diri sebagai 'pembantu' yg akan memperjuangkan permasalahan/komplain outlet. Dengan demikian outlet akan memahami posisi salesperson dan tidak menuntut diluar tanggungjawabnya serta diharapkan tingkat loyalitas outlet akan bertambah.

Administrasi
Aktifitas terakhir adalah administrasi, yaitu aktifitas yg meliputi laporan penjualan, pencatatan data, rekonsiliasi dan sebagainya.