Survey Outlet

Dalam upaya kita untuk mengoptimalkan penjualan di wilayah yang kita tangani, salah satu 'tools'/alat untuk melihat potensi wilayah kita adalah melalui data Outlet Profile. Penjelasan terkait Outlet Profile ini bisa anda baca pada tulisan saya sebelumnya tentang Outlet Profile.

Dalam penjelasan sebelumnya, data outlet profile ini didapat melalui survey outlet yg kita lakukan diwilayah penjualan kita dalam rentang periode tertentu. Survey outlet ini merupakan kegiatan pendataan jumlah dan jenis outlet disuatu wilayah dengan tujuan antara lain :

• Mendapatkan angka sebenarnya populasi dan distribusi outlet yang menjual produk kita dan kompetitor disuatu wilayah penjualan.
• Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan jenis - jenis outlet  untuk kita kelompokan dalam suatu data base.
• Mengukur tingkat coverage dan distribusi produk kita dan kompetitor.
• Mengidentifikasi potensi outlet-outlet yang belum menjual atau optimal menjual produk kita. 
• Untuk CRM dan Program selling.
• Untuk menyusun Permanent Journey Plan (PJP), recluster, reroadline dst.

Lalu siapa sebaiknya yg melakukan survey outlet ini?

Jawabannya tentu saja salesperson yg bertanggung jawab diwilayah tersebut. Dengan melakukan survey outlet ini diharapkan salesperson dapat lebih memahami kondisi dan potensi outlet yang berada diwilayah penjualannya.

Hal lain yang bisa  dilakukan dan kita dapatkan selain data-data dalam kegiatan survey outlet ini antara lain:

• Validitas data survey lebih terjamin.
• Intimacy/keakraban dengan pemilik/pegawai outlet sudah dibangun sejak awal.
• Konfirmasi hari dan frekuensi kunjungan/frequency of Call (FOC) bisa dilakukan lebih awal sehingga akan memudahkan dalam penyusunan Permanent Journey Plan.

Langkah selanjutnya yang tidak kalah pentingnya adalah terkait dengan pola perjalanan survey. Pola perjalanan survey ini harus disepakati/ditetapkan agar survey yg kita lakukan bisa optimal, sehingga tidak ada outlet yg terlewati.

Bentuk pola perjalanan survey bisa bermacam-macam, mulai dari Pola Acak (Random), Pola Hopscotch, Pola Cloverleaf, Pola Rata Kiri, dan sebagainya. Pola Perjalanan ini sebagian besar dibahas dan bisa anda baca di Aurora Operation Sales Blog pada Link yg saya rekomendasikan (Rekomendasi Link).

Disini yg akan kita bahas adalah Pola Rata Kiri, yang menurut saya pola yg paling mudah diingat dan dijalankan oleh kita sebagai orang lapangan.

Pola Rata Kiri ini adalah pola yang mengacu atau memprioritaskan semua yang ada di sebelah kiri, baik itu outlet maupun jalur atau jalan yg akan kita lalui.

Pola Rata Kiri

Untuk mudahnya kita bisa lihat gambar Pola Rata Kiri disebelah kanan. Disana digambarkan salesperson memulai surveynya dari poin 1 dalam perjalanannya dia hanya mendata outlet disebelah kiri, sesampainya dipoin 2 dia belok kiri melanjutkan hingga poin 3, dan sesuai kesepakatan pola rata kiri, outlet yg didata adalah outlet yg disebelah kiri.

Di poin 3 dia belok ke kanan (karena ngga ada jalan lain), dilanjutkan hingga poin 4. Karena di poin 4 ini adalah jalan buntu, maka salesperson tersebut balik arah, memulai kembali perjalanan dari poin 5 dilanjutkan ke poin 6 terus hingga poin 10.

Demikian sedikit penjelasan dari saya semoga bermanfa'at dan selamat melakukan survey.

Dokter Yang Mempengaruhi Dunia

Setiap tahun TIME Magazine merilis daftar 100 orang yang mendapatkan penghargaan dalam list The TIME 100. Penghargaan ini diberikan karena mereka dianggap paling berpengaruh bagi dunia dari berbagai macam profesi sepert ; pemikir, pakar ekonomi, artis, pakar hukum termasuk juga dari pakar kesehatan.

Rick Stengel - Managing Editor majalah Time mengatakan,"The Time 100 is not a list of the most powerful people in the world, it's not a list of the most smartest people in the world, but it's a list of the most influential people in the world'.

Pada tahun 2008, salah seorang dokter dari John Hopkins University Amerika Serikat, dr. Peter Pronovost, mendapatkan penghargaan  The TIME 100 atas rekomendasinya bagi dunia kesehatan khususnya di Amerika Serikat.

dr. Peter Pronovost

Pada saat itu, 1 dari 10 pasien terindikasi infeksi saat mereka berada dirumah sakit dan menyebabkan kematian lebih dari 90.000 orang!.

Sejak tahun 2001, dr. Pronovost melakukan studi penelitian untuk mempelajari dan mencari penyebab kasus diatas, dan hasil penelitiannya menghasilkan sebuah rekomendasi yang dipublikasikan dalam berbagai jurnal bergengsi.

Rekomendasi dr. Pronovost ini kemudian dijalankan diberbagai rumah sakit di Amrerika Serikat. Dan hasilnya sungguh luar biasa! Sebuah rumah sakit di Michigan  berhasil menekan angka infeksi yang menimpa pasien saat berada di rumah sakit, dari sebelumnya 2.7 per 1000 pasien menjadi Nol!!! Luar Biasa...

Dan tahukah anda apa yg di rekomendasikan oleh dr. Pronovost ini?

Jawabannya adalah Checklist!!!!

dr. Pronovost menyarankan agar setiap tenaga medis terutama para dokter, dilengkapi dengan semacam daftar tindakan untuk mengingatkan mereka tentang tahapan tiap prosedur perawatan dan pengobatan. Dengan tujuan agar setiap dokter tidak melewatkan hal-hal rutin namun penting dalam rangka mengurangi kesalahan medis.

Selama ini para dokter hanya mengandalkan ingatan, akibatnya hampir selalu ada tindakan dan tahapan yang terlewati. Dengan daftar checklist ini, kesalahan medis akibat kealpaan bisa dikurangi dan bahkan bisa dihilangkan.

Ide yg sederhana tapi hebat bukan!!!!!!!


Di adaptasi dari buku : Leadership 3.0, Ardhi Ridwansyah

Penjual Sisir

Dikisahkan disuatu kota kecil di Thailand, seorang pembuat sisir meminta kepada kedua karyawannya untuk menjualkan sisir rambut disuatu kuil dikota tersebut, dimana di kuil tersebut adalah tempat belajarnya para biksu.

Pembuat sisir bisa memahami jika hasil penjualan tersebut tidak akan terlalu banyak, dia hanya berharap dalam satu minggu bisa terjual masing-masing sepuluh sisir.

Selang satu minggu kemudian, kedua karyawan tersebut melaporkan hasil penjualan mereka kepada pembuat sisir tersebut, dengan hasil ;

• Karyawan A, hanya berhasil menjual 2 buah sisir rambut.
• Karyawan B, berhasil menjual 100 sisir.

Pembuat sisir kaget dan gembira  bukan main. Dia terheran-heran bagaimana bisa karyawan B menjual begitu banyak sisir rambut bahkan mencapai sepuluh kali lipat dari target yg diberikan.

Singkat cerita, ternyata karyawan B bernegosiasi dengan para biksu untuk menjadikannya sisir rambut tersebut sebagai souvenir bagi pengunjung kuil, dan bahkan kelebihan dari sisa uang penjualannya dijadikan kas pemasukan bagi kuil tersebut.

Hikmah dibalik cerita :

1. Pasti selalu ada cara lain untuk mencapai tujuan/target.
2. Dengan memberikan nilai tambah kreatifitas pada suatu produk, maka produk tersebut bisa dipasarkan disuatu daerah dimana pada awalnya kita memperkirakan tidak akan ada penjualan.

Sumber : Anonim

Istilah dalam Territory Management

Territory Management

Adalah pengelolaan penjualan yang didasarkan pada suatu wilayah tertentu yg didalamnya terdiri dari principal, distributor, salesforce, retailer dan pelanggan untuk mencapai target yg berfokus kepada potensi wilayah.

Cluster
Wilayah penjualan dalam suatu teritori yg bisa saja terdiri dari beberapa wilayah administratif (desa, kecamatan atau kabupaten).

Sales Area
Wilayah penjualan dalam suatu area yg terdiri dari satu atau beberapa cluster.

Call
Kunjungan salesperson ke outlet

Effective Call
Kunjungan yang menghasilkan transaksi penjualan.

Coverage
Rentang wilayah yg ditangani oleh salesperson dimana didalamnya terdapat sejumlah outlet yg dikunjungi secara teratur dan terencana sesuai dengan PJP

Permanent Journey Plan (PJP)
Rencana kunjungan salesperson ke outlet

Roadline
Rute kunjungan salesperson per hari.

Frequency Of Call (FOC)
Frekuensi kunjungan salesperson ke outlet dalam rentang periode tertentu (bulanan)

Territory Base Matrix (TBM)
Penentuan frekuensi kunjungan salesperson dimana 100% berdasarkan wilayah semata.

Account Base Matrix (ABM)
Penentuan frekuensi kunjungan salesperson berdasarkan potensi outlet tanpa melihat wilayah.

Territory Account Base Matrix (TABM)
Penentuan frekuensi kunjungan salesperson atas dasar wilayah dan potensi outlet.

Basic Call Procedure (BCP)

Awalnya ketika pertama kali mengenal istilah BCP ini, saya pikir istilah ini berkaitan dengan cara nelepon pelanggan, ternyata salah besar. Basic Call Procedure ini adalah standar kunjungan ke outlet yg terdiri dari langkah-langkah yg telah disusun teratur dan harus dilaksanakan secara sungguh-sungguh oleh sales person, agar kunjungan yg dilakukan memberikan hasil yang optimal.

Basic Call  Procedure ini terdiri dari delapan langkah, antara lain :

1. Persiapan
2. Pembukaan
3. Periksa Outlet
4. Merekomendasikan Order
5. Mechandising
6. Edukasi & Presentasi
7. Menangani Komplain
8. Administrasi

Persiapan

Aktifitas dalam langkah persiapan adalah menyiapkan segala sesuatu sebelum kunjungan ke outlet dilakukan, hal ini bertujuan untuk memastikan semua elemen kunjungan telah siap sebelum kunjungan dilakukan, seperti ;

• Target harian dan rencana kunjungan sesuai dengan Permanen Journey Plan (PJP) telah dipelajari dan dipahami.
• Lembar kerja seperti ; Form CRC, Nota Bon dsb, telah disiapkan untuk dibawa dalam kunjungan.
• Produk yg akan didelivery dan dijual telah disiapkan sesuai dengan estimasi kebutuhan hari itu.
• Promo material, gimmick telah disiapkan
• Motor, ID dan perbekalan.

Pembukaan

Adalah aktifitas pertama saat kita datang ke outlet, dengan tujuan untuk memberitahukan outlet bahwa kita sebagai salesperson yg menangani outlet tersebut telah datang dan siap melayani. Aktifitas  ini ditandai dengan bentu salam pembukaan (Selamat pagi/Selamat Siang/Selamat Sore) yg dilanjutkan dengan ucapan lainnya.

Pembukaan ini bisa dibagi kedalam dua bentuk berdasarkan status outletnya, antaralain;

1. Pembukaan terhadap outlet baru, yang belum pernah dikunjungi dan dibina.
2. Pembukaan terhadap outlet binaan   

Materi pembukaan ini akan saya bahas dalam materi Script Pembukaan.

Periksa Outlet

Dalam langkah Periksa Outlet, kita melakukan aktifitas memeriksa dan mencatat data-data seperti Sell In (Penjualan Salesperson ke Oulet), Sell Out (Penjualan Outlet ke enduser), Stock barang, kompetitor dan harga. 

Data-data tersebut dicatat dalam kartu Customer Record Card (CRC) yg telah dipersiapkan.

Merekomendasikan Order

Adalah aktifitas menawarkan produk dalam bentuk rekomendasi pembelian yang disesuaikan berdasarkan kebutuhan outlet. Pada langkah inilah penawaran produk dalam proses penjualan terjadi.
Untuk mengetahui kebutuhan outlet, kita dapat menganalisanya melalui data stock yg ada di outlet dan data rata-rata penjualan yg tercatat di kartu Customer Record Card (CRC).

Merchandising
Aktifitas merchandising bertujuan untuk meningkatkan visibility produk dan promo material terpasang mendominasi di outlet yg meliputi ;

• Pemajangan produk (display)
• Peningkatan dominasi produk di rak (shelf of share)
• Cek kondisi dan rotasi produk (expired date harus diperhatikan)
• Pemasangan material promosi

Dalam hal pemasangan material promosi harus diperhatikan konsep 3T, yaitu :

• Tepat Outlet
• Tepat Jumlah
• Tepat Waktu

Untuk mengetahui lebih detail konsep ini akan dibahas terpisah pada pembahasan Konsep 3T.

Edukasi & Presentasi
Langkah selanjutnya adalah melakukan edukasi dan presentasi produk dan atau program penjualan yang sedang berjalan, mulai dari frontliner (penjaga toko) hingga pemilik outlet. Tujuannya adalah untuk meningkatkan pengetahuan dan pemahaman akan produk yg dijual sehingga mereka bisa menjadi agent penjualan yang baik.

Menangani Komplain
Seringkali Salesperson enggan dan meninggalkan langkah ini, karena seringkali komplain cukup menyakitkan dan salesperson kesulitan untuk memberikan solusinya. Namun sebaiknya salesperson tidak meninggalkan langkah ini dan berempati terhadap permasalahan yg dihadapi outlet dengan menempatkan diri sebagai 'pembantu' yg akan memperjuangkan permasalahan/komplain outlet. Dengan demikian outlet akan memahami posisi salesperson dan tidak menuntut diluar tanggungjawabnya serta diharapkan tingkat loyalitas outlet akan bertambah.

Administrasi
Aktifitas terakhir adalah administrasi, yaitu aktifitas yg meliputi laporan penjualan, pencatatan data, rekonsiliasi dan sebagainya.

Customer Record Card (CRC)

Customer Record Card (CRC) adalah catatan profile penjualan outlet (toko) dalam suatu periode tertentu yg didalamnya terdapat 'history' penjualan, data penjualan berjalan dan data penjualan pesaing. catatan ini sebaiknya di catat dalam format yg terstruktur dan dibakukan, sehingga mudah dalam pengelolaan dan penyimpanan kedalam bentuk database penjualan.

Pencatatan CRC ini bisa dilakukan secara manual dengan menulis semua data-data kedalam suatu form kartu isian, atau dibuat secara otomatis dengan menggunakan suatu alat elektronik khusus yg secara langsung menyimpan data-data tersebut di dalam server penjualan.

Salesperson diwajibkan untuk mengisi CRC ini dalam setiap kunjungannya ke pelanggan, dimana CRC ini memiliki fungsi ;

1. Mencatat hasil penjualan, termasuk penjualan pesaing, dengannya CRC dapat membantu kita untuk memonitor stock dan perkembangan outlet.
2. Menganalisa sell in (penjualan dari salesperson ke outlet) dan sell out (penjualan dari outlet ke enduser).
3. Membuat perencanaan penjualan di outlet.
4. Sebagai acuan data untuk memberikan rekomendasi pembelian (sell in) yg realistis  bagi outlet.
5. Untuk melihat potensi outlet dalam meningkatkan penjualan.
6. Untuk mentracking penjualan dalam periode tertentu.
7. Sebagai acuan dasar untuk pembuatan Laporan Harian Salesperson (LHP) dan Call Card Report.

Elemen didalam CRC biasanya terdiri dari ;

1. Profile pelanggan : nama, alamat, dst.
2. Profile salesperson : nama salesperson, perusahaan salesperson, frekuensi kunjungan (FOC), dst.
3. Tabel Penjualan : nama produk, tanggal, stock, hasil penjualan, dst.
4. Catatan.

Berikut contoh CRC dalam bentuk format manual ;

Keterangan :

SA : Stock Awal, SO : Selling Out, SI : Selling In, SAk : Stock Akhir, Vis : Visibility

Outlet Profile

Sekilas outlet profile ini sepertinya sederhana, namun dalam Territory Management (TerMan) ,  data outlet profile ini adalah salah satu item penting yang menjadi dasar dan acuan dalam menentukan strategi yang tepat untuk mengoptimalkan potensi dalam suatu teritori penjualan. Sebagai contoh, outlet yg memiliki profile penjualan besar tentunya harus ditangani berbeda dengan outlet yg memiliki profile penjualan biasa-biasa saja/kecil. Begitu juga outlet yg memiliki potensi besar namun saat ini masih memberikan kontribusi kecil dalam penjualan kita atau biasa-biasa saja, tentunya harus kita tangani dengan cara-cara tertentu.

Dengan memiliki data outlet yg lengkap, kita bisa menyusun dan mengelompokkan data-data tersebut secara sistematis sehingga kita bisa mendapatkan berbagai keuntungan, diantaranya ;

• Bisa memprediksi volume bisnis industri dan volume bisnis perusahaan (kita).
• Bisa menentukan prioritas penanganan outlet berdasarkan pareto outlet yang kita susun.
• Bisa menentukan posisi bisnis kita di pasar saat ini dibandingkan dengan kompetitor, dan
• Bisa memprediksi/merencanakan posisi kita dipasar dimasa yang akan datang.

Data Outlet Profile didapat dengan melakukan survey outlet, atau bisa dibeli di konsultan yg menyediakan data outlet profile. Namun biasanya data yg disediakan konsultan tersebut tidak selalu akurat dan seringkali tidak sesuai dengan kebutuhan kita. Saya sendiri menyarankan data outlet profile ini didapat melalui survey outlet. Selain karena bisa disesuaikan dengan kebutuhan kita, validitas dan keakuratan data bisa dioptimalkan.

Data outlet profile bisa kita kelompokan dalam tiga kelompok, antara lain ; 

1. Data Pemilik
2. Data Infrastruktur, dan
3. Data Operasional

Data kelompok ini kita detilkan menjadi beberapa profile seperti yg dicontohkan dalam tabel berikut;

Data Pemilik	Data Infrastruktur	Data Operasional
Nama Pemilik	Alamat Outlet	Jml Transaksi ke Pelanggan (dlm rupiah dan pembelian/hit)
No Hp/Tlp Pemilik	Lokasi
Tanggal Lahir Pemilik	No Tlp Outlet	Jml Order Transaksi
Dst..	Ukuran Outlet	Waktu Operasional
	Status Kepemilikan, dst…	Dst…

Idealnya dalam periode tiga bulan kita melakukan 'updated' data outlet profile ini.